Dữ liệu ngày nay không chỉ là “tài sản” – mà là “máu huyết” của doanh nghiệp. Nhưng đáng buồn thay, nhiều công ty lại “vô tình” tự tay cắt đứt dòng máu ấy bằng những sai lầm cực kỳ... ngớ ngẩn. Cùng điểm mặt chỉ tên 5 "lỗi" phổ biến nhất nhé:

5 sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp

1. Không backup định kỳ – để ngày buồn là mất hết
Nhiều công ty nghĩ rằng: “Máy tính mình chạy mượt lắm, sao mà lỗi được?”. Và rồi đến ngày bị virus, phần mềm hỏng, hoặc đơn giản là lỡ tay... shift + delete, thì chỉ còn nước thở dài.
Gợi ý: Backup định kỳ ít nhất 1 lần/tuần – và tốt hơn là có bản sao trên nền tảng cloud bảo mật.

2. Lưu dữ liệu trên máy cá nhân – như đặt két sắt trong bếp gas
Dữ liệu công ty mà để trên laptop cá nhân, không có bảo mật, không có phân quyền, không có gì ngoài... niềm tin. Một hôm máy hỏng, bị trộm hay mất điện đột xuất, dữ liệu đi luôn không nói lời từ biệt.
Gợi ý: Lưu dữ liệu trên hệ thống dùng chung, có phân quyền, bảo mật, dễ kiểm soát.

3. Không phân quyền truy cập – ai cũng vào được, thì ai cũng xóa được
Dữ liệu quan trọng mà ai cũng có thể "táy máy" thì rủi ro là chuyện sớm muộn. Có những file chỉ nên cho phép xem, chứ không nên sửa hay xóa.
Gợi ý: Thiết lập phân quyền theo phòng ban, chức vụ, mức độ nhạy cảm của dữ liệu.

4. Không có kế hoạch khôi phục dữ liệu khi sự cố xảy ra
Sự cố luôn bất ngờ, nhưng nhiều công ty lại chẳng có kịch bản nào để ứng phó. Khi hệ thống "đổ bệnh", ai cũng chạy vòng vòng như gà mắc tóc.
Gợi ý: Chuẩn bị sẵn kịch bản backup và khôi phục, tập huấn định kỳ cho nhân sự.

5. Dùng phần mềm không bản quyền – chơi dao hai lưỡi
Không những dễ dính mã độc, mà còn không được cập nhật, dễ bị lỗi. Một bản Windows lậu có thể khiến toàn bộ server ngã nhào chỉ sau 1 đợt update fail.
Gợi ý: Đầu tư phần mềm bản quyền – chi phí nhỏ nhưng bảo vệ lớn.

10 Mẹo khắc phục

1. Backup định kỳ 
Tuần ít nhất một lần, hoặc hàng ngày nếu dữ liệu thay đổi thường xuyên. Lưu ít nhất 2 bản: 1 bản nội bộ, 1 bản cloud.

2. Sử dụng hệ thống lưu trữ tập trung
Không để file quan trọng nằm tản mát trên các máy cá nhân. Sử dụng NAS, server nội bộ, hoặc dịch vụ cloud chuyên nghiệp.

3. Phân quyền truy cập rõ ràng
Ai làm gì, thấy gì, sửa gì – tất cả phải theo đúng vai trò. Tránh tình trạng nhân viên kế toán lỡ tay xoá sạch dữ liệu kỹ thuật.

4. Cài đặt phần mềm chống virus và tường lửa mạnh mẽ
Cái này là “áo giáp” cơ bản. Có thể không đẹp, nhưng thiếu là dễ “ăn đạn”.

5. Không dùng phần mềm lậu
Tiết kiệm vài triệu, nhưng mất vài tỷ. Đừng chơi dại. Bản quyền là chi phí bảo hiểm cho hệ thống.

6. Mã hóa dữ liệu quan trọng
Nếu có ai đó “cầm nhầm” dữ liệu, thì cũng chỉ thấy toàn ký tự loằng ngoằng vô nghĩa. Mã hóa là biện pháp chốt cửa cuối cùng.

7. Đặt mật khẩu mạnh và đổi định kỳ
Không dùng pass kiểu “123456” hay “conyeuem2020”. Và nhớ: đừng bao giờ dán pass lên màn hình máy tính bằng giấy note.

8. Theo dõi và ghi log truy cập
Phải biết ai truy cập, lúc nào, thao tác gì. Khi có sự cố mới lần ra manh mối được.

9. Có quy trình khôi phục dữ liệu cụ thể
Khi có sự cố, cần biết ngay phải gọi ai, làm gì, bắt đầu từ đâu. Có kịch bản sẵn, cứu dữ liệu mới nhanh.

10. Đào tạo nhân sự về an toàn dữ liệu
Công nghệ có mạnh đến đâu mà người dùng bấm nhầm 1 cái là “toang”. Nâng cao ý thức là cách phòng ngừa rủi ro hiệu quả nhất.